Товар готов у поставщика в Китае: что делать перед отправкой в Россию

Поставщик в Китае сообщил, что товар готов: что делать дальше

Поставщик пишет: «Ваш заказ готов к отправке».

Кажется, что самая сложная часть сделки закончена. Осталось заказать машину или передать контакты перевозчика.

Но именно в этот момент полезно не торопиться.

Пока груз находится у производителя в Китае, исправить многие ошибки относительно просто. После начала международной перевозки любая проблема становится значительно дороже и сложнее.

Поэтому перед забором партии желательно пройти несколько проверок.

1. Получите окончательный упаковочный лист

Предварительные данные, которые поставщик давал до производства, могут отличаться от фактических.

После упаковки необходимо знать:

• количество грузовых мест;
• вес;
• размеры коробок;
• общий объём;
• состав партии.

Эти данные нужны не только для документов.

От фактического веса и объёма зависит расчёт перевозки и выбор транспортной схемы.

Поэтому логисту желательно передавать окончательные параметры груза, а не первоначительную оценку поставщика.

2. Попросите фотографии готового груза

Несколько фотографий не заменяют профессиональную инспекцию товара, но позволяют увидеть очевидные проблемы.

Полезно получить:

• общий вид партии;
• коробки;
• маркировку;
• паллеты, если они используются;
• состояние упаковки.

Если заказано 50 коробок, а на фотографии видно несколько неподготовленных мест, возникает повод уточнить ситуацию до забора груза.

Особенно полезна фотофиксация при первой работе с новым производителем.

3. Проверьте упаковку

Упаковка, достаточная для перемещения товара между соседними складами в Китае, не обязательно подходит для международной перевозки.

Грузу могут предстоять:

• погрузка;
• складские операции;
• перевозка по Китаю;
• международный маршрут;
• перегрузки;
• доставка по России.

Поэтому упаковка должна соответствовать характеру товара и выбранному способу перевозки.

Особое внимание требуется хрупкой продукции, оборудованию, стеклу, электронике и товарам с дорогой розничной упаковкой.

Иногда выгоднее потратить небольшую сумму на дополнительное усиление коробок, чем получить повреждённую коммерческую партию.

4. Сверьте маркировку грузовых мест

Если одновременно перевозятся товары нескольких клиентов или поставщиков, правильная идентификация коробок становится особенно важной.

На грузовых местах должна быть понятная маркировка, позволяющая определить принадлежность партии.

Это особенно актуально для сборных перевозок.

При поступлении на склад консолидации сотрудники должны понимать, какой груз принадлежит конкретному получателю и к какой отправке он относится.

5. Проверьте документы до забора товара

Одна из самых неудобных ситуаций возникает, когда груз уже забрали, а в документах обнаружилась ошибка.

Поэтому основные сведения желательно сверять заранее.

Проверяются данные о товаре, количестве, стоимости, весе и другие необходимые сведения.

Документы должны описывать реальный груз, который будет перевозиться.

Если компания самостоятельно не занимается внешнеэкономической деятельностью, эти процессы можно передать в рамках сопровождения ВЭД.

6. Убедитесь, что разрешительные вопросы решены

Не стоит ждать прибытия груза к границе, чтобы впервые выяснить требования к конкретной продукции.

Если товару необходимы определённые документы для ввоза или реализации, этот вопрос должен быть проработан заранее.

Особенно внимательно стоит относиться к новой товарной категории, которую компания раньше не импортировала.

Требования к уже знакомому товару могут быть понятны, а новая продукция способна потребовать другой подготовки.

7. Решите, куда забирать груз

Дальнейший маршрут зависит от выбранной логистической схемы.

Если партия отправляется отдельно, возможен один вариант.

Если закупки сделаны у нескольких производителей, товары сначала можно собрать на складе консолидации.

Там партии принимаются, идентифицируются и подготавливаются к общей отправке.

У VAS уже используется такая схема работы с несколькими поставщиками и сборными грузами.

8. Не выбирайте транспорт только по минимальной цене

После получения точных размеров и веса можно нормально сравнивать варианты перевозки.

Здесь необходимо учитывать:

• требуемый срок;
• стоимость товара;
• объём партии;
• товарный остаток в России;
• срочность;
• регулярность будущих закупок.

Если российский склад почти пуст, скорость может оказаться важнее небольшой экономии на тарифе.

Если товара достаточно на несколько месяцев, наоборот, переплачивать за срочность нет необходимости.

«ВАС ЭКСПРЕСС» работает со сборными грузами и различными схемами доставки из Китая, поэтому маршрут можно подбирать уже после получения реальных характеристик партии.

9. Если поставщиков несколько — синхронизируйте готовность

Допустим, три китайские фабрики производят товары для одной российской компании.

Две партии готовы сегодня.

Третья будет готова через пять дней.

Возможно, имеет смысл немного подождать и объединить товары.

Но если третий производитель переносит срок на месяц, задерживать остальные партии уже может быть невыгодно.

Поэтому решение о консолидации принимается с учётом:

стоимости отдельной отправки + стоимости ожидания + потребности бизнеса в товаре.

Не всегда максимальное объединение означает максимальную экономию.

10. Зафиксируйте состояние груза при передаче

Полезно понимать, в каком состоянии партия была передана в логистическую цепочку.

Количество мест, вес, внешний вид упаковки и фотофиксация создают исходную точку.

Особенно это важно для дорогих или чувствительных грузов.

Чем больше информации зафиксировано в начале маршрута, тем проще контролировать дальнейшее движение партии.

Простая проверка перед отправкой

До того как груз покинет поставщика, ответьте на десять вопросов:

1. Товар полностью произведён?
2. Количество соответствует заказу?
3. Получен окончательный упаковочный лист?
4. Известны фактические вес и объём?
5. Есть фотографии партии?
6. Упаковка подходит для международной перевозки?
7. Маркировка нанесена правильно?
8. Документы проверены?
9. Определён способ доставки?
10. Понятно, куда и когда забирать груз?

Если на часть вопросов ответа пока нет, разумнее сначала получить недостающую информацию.

Пять минут проверки могут сэкономить дни

После сообщения «товар готов» возникает естественное желание отправить его как можно быстрее.

Но скорость забора со склада производителя сама по себе не является целью.

Гораздо важнее убедиться, что груз действительно готов к международной перевозке.

Исправить маркировку на фабрике проще, чем после отправки.

Получить правильный документ до забора проще, чем менять его в процессе.

Усилить упаковку в Китае проще, чем разбираться с повреждённым товаром после получения.

Поэтому короткая проверка перед стартом маршрута — одна из самых полезных привычек при регулярном импорте.

После этого можно передавать партию в логистическую цепочку и организовывать доставку в Россию через «ВАС ЭКСПРЕСС».