Proforma Invoice из Китая: что проверить перед оплатой поставщику

Проформа-инвойс от китайского поставщика: что проверить до оплаты

Поставщик найден.

Цена согласована.

Менеджер китайской фабрики присылает документ с заголовком:

PROFORMA INVOICE

и пишет:

«Please arrange payment».

Кажется, что следующий шаг очевиден — передать счёт в бухгалтерию и оплатить.

Но именно сейчас стоит потратить десять минут и внимательно проверить документ.

Потому что после оплаты исправить количество товара, условия поставки, сроки или банковские реквизиты обычно сложнее, чем до перевода денег.

Разберём, что стоит проверить в proforma invoice перед оплатой заказа в Китае.

Что такое Proforma Invoice

Proforma Invoice, или проформа-инвойс, — предварительный коммерческий документ, в котором поставщик фиксирует основные условия будущей сделки.

Обычно в нём указываются:

• продавец;
• покупатель;
• товар;
• количество;
• цена;
• общая сумма;
• валюта;
• условия оплаты;
• условия поставки;
• иногда сроки производства и упаковочные данные.

Фактически это удобная точка, где можно ещё раз сверить:

мы действительно покупаем то, о чём договаривались?

1. Проверьте полное наименование поставщика

Название компании в документе должно соответствовать тому поставщику, с которым вы вели переговоры.

Особенно внимательно стоит посмотреть на ситуации, когда в переписке фигурирует одна компания, а в проформе появляется другая.

Причина может быть нормальной.

Например, фабрика работает через отдельную экспортную компанию.

Но это необходимо понять до оплаты, а не после неё.

Если получатель денег отличается от производителя, спросите поставщика:

почему платёж идёт другой компании и как она связана с продавцом?

Не стоит самостоятельно додумывать эту связь.

2. Проверьте данные покупателя

Название вашей компании тоже должно быть указано корректно.

Проверьте:

• юридическое наименование;
• адрес;
• реквизиты, если они присутствуют;
• контактную информацию.

Одна небольшая опечатка сама по себе может не быть критичной, но документ лучше привести в порядок до платежа.

Особенно если он впоследствии будет связан с внешнеторговым контрактом и другими документами по поставке.

3. Не соглашайтесь на слишком общее название товара

Вместо:

Equipment

лучше понимать, какое именно оборудование покупается.

Вместо:

Accessories

— какие именно аксессуары.

Вместо:

Parts

— детали для чего.

Чем точнее описан товар, тем проще дальше сопоставлять:

проформа → заказ → производство → коммерческий инвойс → packing list → фактический груз.

Особенно важно точное описание, если в заказе несколько похожих моделей.

4. Проверьте модели и артикулы

Представим, что поставщик выпускает три почти одинаковые модели:

A100
A100 Pro
A100 Plus

В переписке вы согласовали A100 Pro.

В проформе стоит просто A100.

Лучше выяснить это сейчас.

То же самое касается:

• SKU;
• артикулов;
• цветов;
• размеров;
• версий;
• мощности;
• комплектации.

Не стоит рассчитывать, что менеджер «и так помнит, что именно нужно».

Документ должен однозначно фиксировать заказ.

5. Сверьте количество по каждой позиции

Особенно внимательно — если заказ несколько раз менялся.

Например:

сначала запросили 500 штук;

затем увеличили до 700;

потом решили взять 100 единиц другого цвета.

В переписке окончательная версия понятна.

Но поставщик мог сформировать проформу на основе старого файла.

Поэтому проверьте не только общий объём заказа, но и количество по каждому SKU.

6. Проверьте цену за единицу

Не ограничивайтесь итоговой суммой.

Сверьте:

количество × цена за единицу = сумма по позиции.

Особенно если поставщик предоставлял разные цены для разных объёмов.

Например:

500 шт. — одна цена;

1 000 шт. — другая.

Если количество увеличили, а старая цена случайно осталась в проформе, это лучше обнаружить до оплаты.

7. Пересчитайте итоговую сумму

Даже если документ выглядит профессионально, арифметику полезно проверить самостоятельно.

Если позиций много, ошибки возможны.

Например:

товар — $12 400;

упаковка — $350;

форма или оснастка — $500;

итого должно быть $13 250.

Проверьте, что итог действительно соответствует строкам документа.

8. Обратите внимание на валюту

USD, CNY, EUR — это принципиально разные расчёты.

Если переговоры шли в долларах, а проформа внезапно выставлена в юанях, уточните:

• по какому курсу произведён пересчёт;
• какая сумма является окончательной;
• в какой валюте поставщик ожидает платёж.

Не стоит оплачивать документ, если сама логика валюты вам непонятна.

9. Проверьте условия оплаты

Один из самых важных пунктов.

Например:

30% deposit / 70% before shipment

означает одну схему.

100% advance payment

— совершенно другую.

В документе должно быть понятно:

• сколько платится сейчас;
• когда оплачивается остаток;
• при каком событии возникает второй платёж.

Например:

после производства;

после проверки товара;

до отгрузки;

после предоставления определённых документов.

Если в переписке договаривались об одной схеме, а в проформе появилась другая — остановитесь и согласуйте её.

10. Проверьте условия поставки

Здесь могут появиться знакомые обозначения:

EXW

FOB

или другие условия.

Они напрямую влияют на то, где заканчивается зона ответственности поставщика и начинается ваша логистика.

Мы уже отдельно разбирали EXW: низкая заводская цена ещё не означает низкую полную стоимость поставки.

Если в проформе указано EXW, до оплаты желательно уже понимать:

• откуда забирать груз;
• сколько будет стоить китайский участок;
• нужен ли склад;
• каким маршрутом товар поедет дальше.

Внутренняя ссылка: Цена EXW из Китая — какие расходы появятся после покупки товара.

11. Уточните точку передачи товара

Одного слова EXW иногда недостаточно.

Полезно иметь конкретный адрес фабрики или склада.

Почему это важно?

Потому что логистику необходимо считать от реальной точки забора.

Две фабрики могут предложить одинаковый товар и одинаковую цену EXW, но находиться в разных частях Китая.

В результате стоимость дальнейшей перевозки будет отличаться.

12. Проверьте срок производства

Фраза:

«Production time: 20 days»

выглядит понятно.

Но лучше уточнить:

20 дней от чего?

От получения предоплаты?

От подтверждения образца?

От утверждения дизайна?

От получения материалов?

Также важно понять, означает ли окончание этих 20 дней:

товар произведён

или

товар полностью упакован и готов к забору перевозчиком.

Для логистики нужна именно дата готовности к отгрузке.

13. Проверьте упаковку

Если упаковка уже согласована, желательно зафиксировать её в документах или спецификации.

Особенно для:

• хрупкого товара;
• тяжёлого оборудования;
• продукции с индивидуальной упаковкой;
• товаров для маркетплейсов;
• нестандартных изделий.

Стоит понимать:

• сколько единиц будет в коробке;
• используются ли паллеты;
• требуется ли обрешётка;
• кто оплачивает дополнительную упаковку.

Эти параметры затем влияют и на вес с объёмом партии.

14. Вес и объём до производства могут быть ориентировочными

Если товар ещё не изготовлен, поставщик может написать:

Estimated G.W.: 600 kg

Estimated volume: 3 m³

Ключевое слово здесь — ориентировочно.

После производства и упаковки параметры могут измениться.

Поэтому для первоначального расчёта логистики эти данные использовать можно.

Но окончательную стоимость перевозки лучше подтверждать по фактическому packing list.

Внутренняя ссылка: Вес и объём груза изменились после упаковки — почему пересчитали доставку.

15. Особенно внимательно проверьте банковские реквизиты

Это отдельный блок.

Проверьте:

• наименование получателя;
• название банка;
• номер счёта;
• SWIFT и другие указанные реквизиты;
• соответствие получателя продавцу или согласованной платёжной схеме.

Если реквизиты неожиданно изменились по сравнению с предыдущей оплатой, не спешите отправлять деньги.

Лучше отдельно подтвердить изменение через уже известный канал связи с поставщиком.

Например, связаться с менеджером по ранее использовавшемуся контакту, а не просто ответить на письмо с новыми реквизитами.

Особенно насторожитесь, если реквизиты поменялись непосредственно перед оплатой

Типичный сценарий:

вы несколько недель общались с фабрикой;

получили проформу;

через час приходит новое письмо:

«Наш банковский счёт изменился. Пожалуйста, используйте новый».

Само изменение реквизитов возможно.

Но перед крупным переводом его необходимо независимо подтвердить.

Главное правило:

не подтверждайте изменение банковских данных только тем же сообщением, в котором вам сообщили об изменении.

Используйте другой уже известный контакт.

Если получатель платежа — физическое лицо

Для коммерческой B2B-поставки такая ситуация требует отдельного объяснения.

Не нужно автоматически считать её мошенничеством.

Но необходимо понять:

• почему компания просит платить физическому лицу;
• как будет оформлена сделка;
• какие документы вы получите;
• как платёж будет связан с закупкой.

Если схема вам непонятна, лучше сначала обсудить её со специалистом по ВЭД.

16. Сверьте проформу с перепиской

Очень простой и эффективный приём.

Откройте финальные договорённости с поставщиком и пройдитесь по ним:

товар — совпадает?

модель — совпадает?

количество — совпадает?

цена — совпадает?

упаковка — совпадает?

срок — совпадает?

условия оплаты — совпадают?

условия поставки — совпадают?

Если всё совпало, риск ошибки существенно ниже.

17. Если заказ сложный — используйте отдельную спецификацию

Проформа на одну товарную позицию может быть простой.

Но если закупка включает:

• десятки SKU;
• разные размеры;
• цвета;
• комплектации;
• индивидуальную упаковку;
• брендинг;

вместить всё в несколько строк документа сложно.

Тогда лучше иметь отдельную спецификацию.

В проформе можно сослаться на неё, а уже в спецификации подробно зафиксировать заказ.

Это снижает риск ситуации:

«Мы думали, что цвет должен быть другой».

18. Не забывайте о требованиях к импорту

Даже идеально составленная проформа не означает, что товар уже готов к легальному ввозу в Россию.

До крупной предоплаты стоит хотя бы предварительно проверить:

• код ТН ВЭД;
• необходимость сертификации или декларирования;
• маркировку;
• ограничения;
• требования к документам;
• ориентировочные таможенные платежи.

Особенно если товар ввозится впервые.

Китайский поставщик отвечает прежде всего за производство и экспорт со своей стороны.

Он не обязан глубоко знать требования российского рынка.

Внутренняя ссылка: Поставщик из Китая прислал HS code — подходит ли он для ввоза в Россию.

Почему лучше посчитать логистику до оплаты

Представим:

проформа — $20 000.

Цена товара кажется привлекательной.

Компания оплачивает заказ.

Только после этого начинает выяснять:

• товар объёмный;
• доставка дороже ожидаемого;
• нужна дополнительная упаковка;
• появляются требования по сертификации;
• таможенная нагрузка выше предварительных ожиданий.

Фабрика здесь уже ни при чём.

Она продала товар на согласованных условиях.

Поэтому до крупной предоплаты желательно посчитать не только закупку, но и хотя бы предварительную полную стоимость ввоза.

Полезная последовательность перед оплатой

Лучше двигаться так:

1. Получили проформу.

2. Проверили поставщика.

3. Сверили товар и условия сделки.

4. Проверили банковские реквизиты.

5. Получили ориентировочные параметры груза.

6. Предварительно проверили требования к импорту.

7. Рассчитали логистику.

8. Проверили экономику партии.

9. Только после этого отправили предоплату.

Так деньги переводятся не под абстрактное обещание «мы всё сделаем», а под уже понятную схему будущей поставки.

Что передать логисту вместе с проформой

Для предварительного расчёта полезно отправить:

• Proforma Invoice;
• описание товара;
• ссылку или фотографии;
• адрес поставщика;
• предполагаемый вес;
• объём;
• количество мест;
• условия поставки;
• конечный город в России.

Если части данных ещё нет — это нормально.

Расчёт будет ориентировочным и уточнится после производства.

VAS EXPRESS принимает для расчёта данные о пункте отправления и назначения, весе, объёме и самом товаре; компания также оказывает услуги сопровождения ВЭД и взаимодействия с поставщиками.

Короткий чек-лист Proforma Invoice

Перед оплатой проверьте:

☐ продавца;

☐ покупателя;

☐ название товара;

☐ модели и SKU;

☐ количество;

☐ цену за единицу;

☐ итоговую сумму;

☐ валюту;

☐ условия оплаты;

☐ условия поставки;

☐ адрес передачи товара;

☐ срок производства;

☐ упаковку;

☐ банковские реквизиты;

☐ соответствие документа вашим договорённостям.

И отдельно задайте себе вопрос:

мы уже понимаем, как и за сколько этот товар попадёт из Китая на наш склад?

Если нет — лучше посчитать логистику до перевода крупной суммы.

Проформа — удобная последняя точка проверки до денег

Пока оплата ещё не произведена, договорённости можно относительно спокойно уточнять.

Изменить количество.

Исправить модель.

Попросить другой вариант упаковки.

Пересчитать условия поставки.

Уточнить сроки.

Исправить реквизиты.

После оплаты заказ переходит на следующий этап, и каждое изменение может уже затрагивать производство.

Поэтому Proforma Invoice стоит воспринимать не просто как «бумагу для оплаты».

Это контрольная точка всей сделки.

Проверьте документ.

Проверьте поставщика.

Предварительно посчитайте логистику и импортные расходы.

И только после этого переводите деньги.

FAQ

Proforma Invoice — это окончательный коммерческий инвойс?
Обычно проформа используется как предварительный документ для согласования условий сделки. Финальные документы по фактической партии необходимо сверять отдельно.

Нужно ли проверять банковские реквизиты поставщика?
Да. Особенно внимательно — если они изменились непосредственно перед оплатой или получатель платежа отличается от компании, с которой велись переговоры.

Можно ли рассчитать доставку по Proforma Invoice?
Предварительно — да, если известны адрес поставщика, товар, ориентировочные вес и объём. После упаковки расчёт желательно уточнить по фактическим параметрам.

Что делать, если цена в проформе отличается от согласованной?
Не оплачивать документ автоматически, а сначала уточнить причину расхождения и получить исправленную либо подтверждённую версию.

Когда лучше проверять требования по ТН ВЭД и сертификации?
Желательно до крупной оплаты и производства партии, особенно если этот товар компания импортирует впервые.