На складе в Китае обнаружили пересорт: что делать до отправки груза
300 единиц модели A
500 единиц модели B
200 единиц модели C.
Груз поступает на склад.
И выясняется:
модели A — 300;
B — 480;
C — 200;
и ещё одна коробка с 20 единицами вообще другой модели.
Общее количество товара вроде бы совпало.
Но партия — уже не та, которую заказывал бизнес.
Это и есть одна из ситуаций, которую нельзя решать фразой:
«Главное, что количество правильное — отправляйте».
Пересорт лучше исправить до международной перевозки.
Что такое пересорт
В практическом смысле пересорт возникает, когда фактический состав партии отличается от согласованного распределения товаров.
Например:
- другая модель;
- другой размер;
- другой цвет;
- другой артикул;
- другое количество отдельных позиций;
- лишний товар вместо нужного.
Итоговое количество коробок или единиц при этом даже может совпадать.
Но для бизнеса это всё равно другая партия.
Почему пересорт возникает
Причина необязательно в недобросовестности фабрики.
На производстве одновременно комплектуются заказы разных клиентов.
Некоторые модели визуально почти одинаковы.
Коробки могут быть похожими.
Артикулы отличаются одной цифрой.
Складской сотрудник положил товар не в ту зону.
Менеджер передал старую версию заказа.
После изменения количества производственная таблица не была обновлена.
То есть человеческая ошибка вполне возможна.
Важнее не искать виноватого первым делом, а быстро определить:
что должно было быть
и
что фактически приехало.
Не путайте пересорт с ошибкой в packing list
Есть две совершенно разные ситуации.
Ситуация 1
Фактически товар правильный.
Но поставщик ошибся в packing list.
Тогда исправляется документ.
Ситуация 2
Packing list отражает заказ правильно.
Но фактически в коробках находится другой товар.
Тогда нужно исправлять уже саму партию.
Именно поэтому при обнаружении расхождения сначала устанавливают факты.
Не нужно автоматически менять документы под то, что случайно приехало.
Сначала зафиксируйте расхождение
Полезно составить простую таблицу:
Заказано → по документам → фактически обнаружено.
Например:
A100 — 300 → 300 → 300
B200 — 500 → 500 → 480
C300 — 200 → 200 → 200
D400 — 0 → 0 → 20
Теперь проблема понятна.
Нужно не искать «где-то двадцать штук», а выяснить:
почему вместо 20 единиц B200 приехали 20 D400.
Попросите фотографии маркировки
Если различие связано с моделями, цветами или артикулами, пригодятся крупные фотографии этикеток.
Особенно если коробки ещё не вскрывались.
По маркировке можно установить:
- артикул;
- модель;
- количество;
- номер партии;
- другие идентификаторы.
Так поставщику проще понять, что именно было отгружено ошибочно.
Если ошибка только на внешней этикетке
Бывает и так.
Коробка промаркирована B200.
После проверки внутри оказывается правильная A100.
Тогда проблема уже не в самом товаре, а в маркировке.
Но отправлять такую коробку как есть тоже нежелательно.
Неправильная идентификация продолжит создавать путаницу дальше:
на складе;
при формировании документов;
при получении;
при внутреннем учёте клиента.
Лучше исправить этикетку до отправки.
Если поставщик положил лишний товар
На первый взгляд приятная проблема.
Заказали 1 000 единиц.
Приехало 1 010.
Поставщик говорит:
«Ten pieces free».
Но физически в партии появилось дополнительное количество.
Поэтому необходимо понять:
что это за товар;
почему он добавлен;
как он отражён в документах;
нужен ли он вообще покупателю.
Не стоит автоматически отправлять лишние позиции только потому, что они бесплатные.
Мы уже говорили об этом при сверке invoice и packing list: фактический состав партии должен соответствовать понятной документальной схеме.
Если товара не хватает
Заказали 500.
Фактически 480.
Есть несколько решений.
Дождаться недостающих 20 единиц.
Подходит, если производство можно быстро закончить и срок не критичен.
Отправить 480.
Тогда документы и коммерческие условия должны отражать фактическое количество.
Разделить поставку.
Основной объём уходит сейчас, остаток — позже.
Правильный вариант зависит от стоимости, сроков и значения конкретной позиции для бизнеса.
Если приехала не та модель
Допустим, вместо 100 устройств версии Pro поставщик отправил обычную версию.
Если разница обнаружена в Китае, есть возможность:
остановить отправку;
связаться с фабрикой;
вернуть ошибочный товар;
дождаться замены.
Если же партия уже приехала в Россию, обратная логистика становится намного сложнее.
Именно поэтому склад в Китае полезен не только как место хранения.
Он может быть контрольной точкой перед дорогим международным этапом.
VAS EXPRESS прямо указывает, что на складе могут выявляться пересорт, ошибки маркировки, лишние и бракованные позиции.
Внутренняя ссылка: Складские услуги в Китае.
Сколько товара нужно вскрывать
Здесь нельзя дать универсальное число.
Если задача — проверить внешнее количество коробок, вскрытие вообще может не требоваться.
Если необходимо убедиться в распределении моделей внутри коробок — нужен другой уровень контроля.
Например, поставщик пишет:
коробка №1 — A100;
коробка №2 — A100;
коробка №3 — B200.
Если сами коробки имеют заводскую маркировку, часть проверки выполняется по ней.
Если маркировки нет или она вызывает сомнение, может потребоваться выборочное либо более глубокое вскрытие.
Объём проверки лучше согласовать заранее.
Особый риск — одинаковые товары разных характеристик
Красная футболка размера M и размера L визуально почти одинакова.
Одинаковые корпуса электронного устройства могут содержать разные комплектации.
Одна модель оборудования отличается от другой внутренним модулем.
Поэтому фотография товара иногда не позволяет выявить пересорт.
Нужны:
- артикулы;
- этикетки;
- серийные номера;
- спецификация;
- другие однозначные признаки.
Чем больше SKU в партии, тем важнее система идентификации.
Хорошая маркировка снижает риск пересорта
Представим склад с сотнями одинаковых коричневых коробок.
На одной написано от руки:
A
на другой:
B
Это слабая система.
Намного лучше, когда каждая группа имеет понятный уникальный код, связанный с документами клиента.
Например:
Order 1248 / SKU A100 / Box 1 of 10.
Тогда товар легче принимать, хранить и формировать в отправку.
Что делать после обнаружения ошибки
Не отправляйте спорную часть автоматически.
Последовательность лучше такая:
зафиксировать фактический состав;
сделать фотографии;
сверить заказ и документы;
уведомить поставщика;
получить объяснение;
согласовать решение;
исправить товар или документы;
повторно проверить партию;
только затем отправлять.
Это звучит медленнее, чем команда «грузите всё».
Но несколько часов или дней в Китае могут сэкономить намного больше времени после импорта.
Кто оплачивает исправление
Зависит от причины и договорённостей.
Если фабрика действительно отгрузила неправильный товар, логично обсуждать расходы на исправление с поставщиком.
Если ошибочные инструкции передал сам покупатель — ситуация другая.
Именно поэтому важно иметь письменное подтверждение финального заказа:
- модели;
- SKU;
- количества;
- цвета;
- комплектации.
Тогда проще установить, где возникло расхождение.
После замены попросите новую фиксацию
Поставщик привёз недостающие коробки.
Не стоит считать вопрос закрытым только по сообщению:
«We replaced, all correct now».
Желательно повторно проверить:
количество;
маркировку;
состояние;
актуальный packing list.
То есть возврат к контрольной точке:
фактическая партия = документы = заказ.
Не исправляйте документы под ошибочный товар без бизнес-решения
Допустим, вместо B200 приехала D400.
Поставщик предлагает:
«Давайте просто поменяем название в инвойсе».
Но нужен ли вашему бизнесу D400?
Есть ли по нему необходимые документы?
Такая ли у него стоимость?
Такая ли классификация?
Можно ли его вообще включить в текущую поставку?
Сначала принимается коммерческое и ВЭД-решение.
И только затем меняются документы.
Не наоборот.
Пересорт особенно опасен при большом ассортименте
Если в поставке одна модель товара, ошибка обычно быстро заметна.
Если SKU — 50 или 100, проблема сложнее.
Поэтому такие закупки требуют особенно аккуратной структуры:
SKU → количество → коробки → маркировка → packing list.
Чем больше ассортимент, тем меньше стоит полагаться только на название товара.
Артикул становится основной единицей контроля.
Если партии от нескольких фабрик
Риск путаницы ещё выше.
Поставщик №1 привёз 10 коробок.
Поставщик №2 — 15.
Поставщик №3 — ещё 8.
Если они собираются в одну отправку, складская идентификация должна позволять всегда определить:
чья коробка;
какой заказ;
какой SKU;
какому клиенту принадлежит.
Именно здесь консолидационный склад превращается из места, где «просто лежат коробки», в систему управления грузом.
Пересорт и таможенные документы
Фактический товар и документы должны соответствовать друг другу.
Если документы говорят об одном товаре, а физически перемещается другой, проблема перестаёт быть только складской.
Поэтому после исправления пересорта необходимо ещё раз проверить:
- invoice;
- packing list;
- описание;
- количество;
- при необходимости код ТН ВЭД и разрешительные документы.
Внутренняя ссылка: Сопровождение ВЭД.
Особенно если ошибочная позиция существенно отличается от заказанной.
Как снизить риск на следующих заказах
Если пересорт уже однажды произошёл, стоит изменить процесс.
Например:
зафиксировать единую таблицу SKU;
требовать маркировку коробок;
не менять заказ устно;
получать финальную спецификацию;
сверять packing list до забора;
проводить фотофиксацию после приёмки.
То есть задача не только исправить нынешние двадцать неправильных единиц.
Задача — сделать так, чтобы ошибка не повторилась на следующей партии из 5 000 единиц.
Короткий чек-лист
Перед отправкой партии с большим количеством SKU проверьте:
☐ количество грузовых мест;
☐ артикулы на коробках;
☐ количество каждой модели;
☐ соответствие финальному заказу;
☐ соответствие packing list;
☐ отсутствие лишних позиций;
☐ отсутствие необъяснимой недостачи;
☐ исправление всех замечаний поставщиком.
После этого уже можно подтверждать международную перевозку.
Пересорт дешевле исправить до границы
Это главный вывод.
Если на складе в Китае обнаружено, что поставщик прислал неправильный цвет, размер, модель или количество, неприятно потерять несколько дней на исправление.
Но гораздо хуже привезти неправильный товар в Россию и выяснить это только при приёмке.
VAS EXPRESS использует складские операции и фотофиксацию как часть контроля грузов до дальнейшей отправки.
Внутренняя ссылка: Складские услуги в Китае.
Поэтому склад нужен не только для того, чтобы партия дождалась транспорта.
Он даёт возможность поймать часть ошибок там, где их ещё относительно просто исправить.
И правило здесь то же самое, что во всём импорте:
сначала выясняем, что физически собираемся перевозить — и только потом перевозим.
FAQ
Что считается пересортом?
Ситуация, когда фактические модели, размеры, цвета, артикулы или их количество отличаются от согласованного заказа.
Нужно ли сразу возвращать всю партию поставщику?
Нет. Сначала необходимо установить масштаб расхождения. Иногда достаточно заменить несколько коробок или исправить маркировку.
Что делать, если общий объём совпадает, но распределение SKU неправильное?
Зафиксировать фактический состав и согласовать исправление с поставщиком до международной отправки.
Можно ли просто изменить packing list под фактический товар?
Только если бизнес действительно согласовал изменение состава поставки и остальные документы и требования ему соответствуют.
Зачем проверять пересорт в Китае?
Потому что вернуть или заменить ошибочный товар у поставщика обычно проще до международной перевозки, чем после его получения в России.