Инвойс и packing list не совпадают: что проверить до отправки груза из Китая
Поставщик присылает документы перед отправкой.
В инвойсе указано:
1 000 единиц товара.
В packing list:
980 единиц.
Или количество совпадает, но отличается вес.
Или товар в одном документе называется одним образом, а во втором — немного иначе.
На первый взгляд разница может показаться несущественной.
Но именно сейчас — до начала международной перевозки — лучше остановиться и разобраться, откуда появилось расхождение.
Потому что после отправки исправлять документы обычно сложнее, чем пока груз ещё находится у поставщика или на складе в Китае.
Для начала: инвойс и packing list решают разные задачи
Коммерческий инвойс описывает сделку.
В нём обычно указываются:
- продавец и покупатель;
- наименование товара;
- количество;
- цена;
- общая стоимость;
- валюта;
- условия поставки;
- реквизиты сделки.
Packing list — упаковочный лист.
Он описывает уже физически подготовленный груз:
- количество коробок;
- содержимое мест;
- вес нетто;
- вес брутто;
- размеры;
- объём;
- маркировку.
Поэтому документы не обязаны выглядеть одинаково.
Но ключевые данные о товаре должны быть логически согласованы между собой.
Сначала определите, что именно не совпадает
Расхождения бывают разными.
Количество товара
В инвойсе оплачено 1 000 единиц.
В упаковочном листе указано 980.
Нужно выяснить:
поставщик действительно отправляет меньше товара или просто допустил ошибку в документе?
Вес
Количество совпадает, но вес отличается от первоначального расчёта.
Это не обязательно ошибка.
После окончательной упаковки вес груза действительно может измениться.
Мы уже отдельно разбирали ситуацию, когда после упаковки меняются фактические вес и объём партии.
Но новый фактический вес должен корректно отражаться в документах.
Количество грузовых мест
Поставщик обещал 20 коробок, а в packing list появилось 24.
Возможно, он просто изменил упаковку.
Но логисту уже необходимо рассчитывать и принимать другой груз.
Наименование товара
Например, в инвойсе:
LED lamp.
А в packing list:
lighting equipment.
Для обычного человека эти названия могут означать примерно одно и то же.
Для документов лучше избегать ненужной неоднозначности.
Чем точнее и последовательнее описание товара, тем проще сопоставлять документы между собой.
Артикулы и модели
Особенно важно при закупке нескольких SKU.
Если заказано десять моделей, необходимо проверить, что все они отражены в документах корректно и в нужном количестве.
Почему поставщики допускают такие ошибки
Чаще всего причина вполне бытовая.
Инвойс создавался менеджером отдела продаж.
Packing list — сотрудником склада.
Производство изменило количество.
Упаковку поменяли в последний момент.
Добавились бесплатные образцы.
Часть товара не прошла контроль качества.
Несколько коробок сформировали иначе.
Или сотрудник просто скопировал старый файл и не обновил одну строку.
То есть расхождение само по себе ещё не говорит о серьёзной проблеме.
Но его необходимо объяснить до отправки.
Самая опасная стратегия — «потом разберёмся»
Если груз ещё находится в Китае, поставщик рядом.
Ему можно написать:
«В инвойсе 1 000 единиц, а в packing list 980. Подтвердите фактическое количество и пришлите исправленный документ».
Это обычный рабочий вопрос.
После начала международной перевозки появляется значительно больше участников процесса.
И простая ошибка превращается в необходимость выяснять:
- какой документ правильный;
- какой груз фактически едет;
- нужно ли менять сопроводительные данные;
- требуется ли дополнительное подтверждение.
Поэтому хороший принцип:
сначала согласовываем документы — потом отправляем груз.
Сверьте документы с фактической партией
Самый надёжный ориентир — реальный товар.
Если поставщик утверждает, что готово 1 000 единиц, полезно убедиться, что именно такое количество подготовлено.
В зависимости от схемы поставки можно запросить:
- фотографии;
- видео;
- финальный packing list;
- фотографии маркировки коробок;
- подтверждение количества мест.
Если груз поступает на склад консолидации, появляется дополнительная контрольная точка.
Там можно сопоставить фактически прибывшие места с данными поставщика.
Бесплатные образцы тоже нельзя просто «положить в коробку»
Иногда производитель хочет сделать приятное клиенту.
Например:
«Мы положили ещё пять образцов новой модели бесплатно».
С коммерческой точки зрения подарок выглядит безобидно.
Но физически в партии появился другой товар.
Поэтому лучше заранее сообщить об этом логисту и специалисту, который занимается документами.
То же относится к:
- запасным деталям;
- рекламным материалам;
- дополнительным аксессуарам;
- подарочным образцам.
Главное правило:
состав фактической партии не должен становиться сюрпризом уже во время перевозки.
Что делать, если поставщик отгружает меньше заказанного
Предположим:
оплачено 1 000 единиц;
готово только 950.
Здесь уже возникает не только логистический, но и коммерческий вопрос.
Возможные варианты:
Вариант 1. Ждать остаток.
Поставщик заканчивает ещё 50 единиц, и партия отправляется целиком.
Вариант 2. Отправить 950 сейчас.
Остаток поставщик производит позже.
Но тогда документы должны отражать фактическую отправляемую партию.
Вариант 3. Изменить сам заказ.
Если стороны договорились уменьшить количество, изменения должны быть согласованы и в документах.
Просто отправить меньше товара и оставить старые цифры — плохая идея.
Что проверить в инвойсе
Перед передачей документов логисту ещё раз посмотрите:
- Кто продавец.
- Кто покупатель.
- Номер и дата документа.
- Наименование товара.
- Артикулы или модели.
- Количество.
- Цена за единицу.
- Общая стоимость.
- Валюта.
- Условия поставки, если они указаны.
Особенно внимательно проверяйте цифры после любых изменений заказа.
Что проверить в packing list
Здесь акцент уже на физическом грузе:
- Количество грузовых мест.
- Содержимое коробок.
- Количество продукции.
- Вес нетто.
- Вес брутто.
- Размеры упаковки.
- Общий объём.
- Номера или маркировку мест.
Эти данные одновременно важны и для логистики.
Именно на основании фактических параметров может подтверждаться окончательный расчёт перевозки.
Сверяйте не два документа, а всю цепочку
Для простой закупки недостаточно проверить:
инвойс ↔ packing list.
Нужно мыслить шире:
что заказали
→ что оплатили
→ что произвели
→ что упаковали
→ что указано в документах
→ что фактически передаётся перевозчику.
Если на каждом этапе речь идёт об одной и той же партии, вероятность неприятных сюрпризов значительно снижается.
Особенно внимательно — если заказ менялся во время производства
Представим:
сначала заказали три модели.
Через неделю добавили четвёртую.
Затем увеличили количество первой модели.
А перед окончанием производства одну позицию уменьшили.
В переписке всё понятно.
Но первоначальный инвойс мог остаться старым.
Packing list уже сформирован по фактической партии.
Именно в таких заказах особенно полезно провести финальную сверку всех документов перед отправкой.
Не просите поставщика просто «сделать одинаковые цифры»
Задача не в том, чтобы документы визуально совпадали любой ценой.
Они должны отражать реальную сделку и реальный груз.
Если фактически произведено 950 единиц, нельзя решить проблему простой заменой цифры 950 на 1 000 в packing list.
Сначала необходимо понять реальную ситуацию.
Документы исправляются под факты, а не факты под документы.
Когда подключать специалиста по ВЭД
Если поставка небольшая и товар простой, многие вопросы решаются обычной сверкой с поставщиком.
Но чем сложнее партия, тем полезнее предварительная проверка специалистом.
Особенно если:
- много товарных позиций;
- разные модели;
- несколько поставщиков;
- требуется сертификация;
- менялся состав заказа;
- появились дополнительные товары;
- документы готовились разными сторонами.
Внутренняя ссылка: Сопровождение ВЭД VAS EXPRESS.
Документы лучше проверять не в момент, когда груз уже проходит дальнейшие процедуры, а ещё до его отправки из Китая.
Короткий чек-лист перед командой «отправляем»
Перед тем как разрешить отгрузку:
Инвойс
☐ правильный товар
☐ правильное количество
☐ правильная стоимость
☐ актуальные реквизиты
Packing list
☐ фактическое количество мест
☐ актуальный вес
☐ реальные размеры и объём
☐ правильный состав коробок
Фактический груз
☐ товар готов
☐ упаковка закончена
☐ количество подтверждено
☐ маркировка нанесена
☐ нет неожиданных дополнительных товаров
После этого документы передаются логисту для дальнейшей работы.
Ошибку дешевле исправить в Китае
Это, пожалуй, главный принцип всей ситуации.
Если поставщик допустил неточность в документах, пока партия находится рядом с ним, исправление часто занимает одно письмо и новый файл.
Если расхождение обнаруживается значительно позже, в процесс уже вовлечено больше участников.
Поэтому перед отправкой стоит потратить дополнительные десять минут на сверку.
VAS EXPRESS работает с коммерческими поставками из Китая и может учитывать фактические параметры партии при построении логистической схемы.
Но качество исходных данных имеет огромное значение.
Потому что перевозчик должен понимать:
что именно он забирает, сколько этого товара, как он упакован и какие документы относятся именно к этой партии.
Поэтому если инвойс и packing list не совпали, правильное действие — не паниковать и не отправлять груз «как есть».
Сначала выяснить причину.
Затем подтвердить фактические данные.
Исправить документы.
И только после этого запускать международную перевозку.