Какие данные запросить у китайского поставщика до оплаты товара

До оплаты товара китайскому поставщику желательно собрать максимум исходных данных по будущей поставке. Это помогает заранее проверить характеристики продукции, понять условия сделки, подготовиться к логистике и избежать ситуации, когда важная информация появляется уже после производства или упаковки товара.

Если требуется сопровождение конкретной импортной поставки, смотрите сопровождение ВЭД при импорте из Китая.

Что нужно получить до оплаты

1. Точное наименование товара

Общего названия вроде «оборудование», «аксессуары» или «комплектующие» недостаточно.

Желательно получить:

• полное название;
• модель;
• артикул;
• назначение;
• материал или состав;
• основные технические характеристики.

Эти сведения пригодятся не только для закупки, но и для дальнейшей подготовки документов и проверки требований к ввозу.

2. Фото товара

Фотографии позволяют сравнить фактическую продукцию с описанием поставщика.

Полезно запросить:

• общий вид товара;
• маркировку;
• шильдики;
• модель и артикул;
• комплектацию;
• упаковку, если она уже известна.

3. Производитель

Важно понимать, кто фактически производит товар.

Поставщик и производитель могут быть разными компаниями.

Желательно получить:

• название производителя;
• адрес;
• контактные данные;
• бренд продукции, если используется.

4. Количество

До оплаты должно быть зафиксировано точное количество единиц товара.

Если заказ состоит из нескольких моделей или артикулов, количество лучше указывать по каждой позиции отдельно.

Например:

Модель A: 500 шт.
Модель B: 300 шт.
Модель C: 200 шт.

5. Цена

Желательно получить цену по каждой позиции и итоговую стоимость заказа.

Если поставщик предоставляет скидку или меняет цену в зависимости от объёма, это также стоит зафиксировать до оплаты.

Срок производства

Один из ключевых вопросов — когда товар будет готов к передаче перевозчику.

Нужно уточнить:

• есть ли товар в наличии;
• или требуется производство;
• сколько дней занимает производство;
• когда начнётся упаковка;
• какая ориентировочная дата готовности.

Важно разделять срок производства и срок доставки.

Если фабрика производит товар три недели, эти три недели не относятся автоматически к транспортному сроку.

Условия оплаты

До перевода денег необходимо понимать:

• размер предоплаты;
• когда оплачивается остаток;
• какая валюта используется;
• по каким реквизитам проводится платёж;
• к какой компании относятся реквизиты;
• какой документ подтверждает условия сделки.

Если реквизиты или получатель платежа отличаются от данных поставщика, это требует дополнительного уточнения до оплаты.

Что запросить по упаковке

Упаковка напрямую влияет на будущий вес, объём и условия перевозки.

У поставщика желательно уточнить:

• тип упаковки;
• количество коробок;
• размер коробок;
• используются ли паллеты;
• нужна ли обрешётка;
• можно ли штабелировать груз;
• есть ли хрупкие места.

Если упаковка ещё не определена, нужно понимать хотя бы предполагаемый вариант.

Вес и объём

До производства поставщик часто может дать только ориентировочные параметры.

Полезно запросить:

• предварительный вес;
• предварительный объём;
• примерные размеры упаковки;
• ожидаемое количество мест.

После окончательной упаковки эти параметры нужно запросить повторно.

Почему старые параметры использовать опасно

Даже если такой же товар уже заказывался раньше, новая партия может иметь:

• другую коробку;
• другое количество товара в упаковке;
• другой вес;
• другую паллетизацию;
• другой объём.

Поэтому расчёт новой поставки лучше делать по актуальным данным.

Адрес забора груза

До оплаты желательно знать, где физически будет находиться готовый товар.

Запросите:

• город;
• район;
• точный адрес;
• название склада или фабрики;
• контактное лицо;
• телефон;
• часы работы.

Адрес влияет на внутреннюю логистику по Китаю и общую схему перевозки.

Кто будет выдавать груз

Отдельно стоит получить контакт человека, который отвечает за отгрузку.

Это особенно важно, если менеджер по продажам и склад находятся в разных местах.

Нужно знать:

• имя;
• телефон;
• мессенджер;
• адрес склада;
• время выдачи.

Инвойс

До оплаты полезно получить предварительный или коммерческий документ, где зафиксированы основные условия сделки.

В нём желательно проверить:

• поставщика;
• покупателя;
• наименование товара;
• артикулы;
• количество;
• цену;
• общую стоимость;
• валюту.

После изменения количества или цены должна использоваться актуальная версия документа.

Packing list

До производства окончательный packing list может ещё отсутствовать.

Но поставщика стоит заранее предупредить, что после упаковки потребуется документ с фактическими данными.

Обычно полезны:

• количество мест;
• вес брутто;
• вес нетто, если применяется;
• размеры грузовых мест;
• распределение товара по упаковкам.

Характеристики, важные для перевозки

До оплаты необходимо выяснить, есть ли у товара особенности, которые могут повлиять на транспортировку.

Например:

• аккумуляторы;
• жидкости;
• магниты;
• химические компоненты;
• аэрозоли;
• хрупкие элементы;
• очень тяжёлые места;
• ограничения по температуре;
• невозможность штабелирования.

Такие особенности лучше обнаружить до оплаты, а не в момент, когда груз уже готов к отправке.

Характеристики, важные для оформления

Для отдельных товаров могут понадобиться дополнительные сведения.

Это могут быть:

• материал;
• состав;
• назначение;
• мощность;
• напряжение;
• тип двигателя;
• комплектация;
• техническая документация;
• информация о производителе.

Конкретный перечень зависит от товара.

Нужно ли заранее проверять сертификацию

Да, если товар может относиться к категории продукции, подлежащей обязательной оценке соответствия.

Проверку лучше проводить до оплаты и запуска производства, особенно если товар закупается впервые.

Для этого требуется точное описание продукции.

Подробнее: сертификация товаров из Китая.

Не просите поставщика самому определить требования российского импорта

Китайский поставщик хорошо знает свой товар, но не обязательно знает требования конкретной российской схемы ввоза.

Его задача — предоставить достоверные характеристики и документы по продукции.

А вопросы:

• таможенного оформления;
• классификации;
• разрешительной документации;
• транспортной схемы

нужно проверять отдельно в рамках подготовки поставки.

Подробнее: таможенное оформление грузов из Китая.

Что особенно важно проверить при первой закупке

При работе с новым поставщиком желательно дополнительно уточнить:

• точное юридическое название компании;
• кто принимает оплату;
• кто производит товар;
• где находится производство;
• где будет выдаваться груз;
• какие документы поставщик способен предоставить;
• какой срок производства реально подтверждён.

Если поставщиков несколько

При закупке у нескольких китайских компаний данные нужно собирать по каждой отдельно.

Удобно сделать таблицу:

Поставщик A: товар / вес / объём / дата готовности / адрес
Поставщик B: товар / вес / объём / дата готовности / адрес
Поставщик C: товар / вес / объём / дата готовности / адрес

После этого можно понять, нужна ли консолидация и когда вся партия сможет быть готова к общей отправке.

Подробнее: доставка сборных грузов из Китая.

Какой транспорт планируется использовать

Уже до оплаты полезно приблизительно понимать будущую логистику.

В зависимости от партии могут рассматриваться:

• автомобильная доставка;
• ЖД-перевозка;
• авиадоставка;
• мультимодальная схема.

Окончательный вариант определяется после получения параметров груза и требований к сроку.

Что нужно подтвердить перед переводом денег

Минимальный контрольный список:

• точный товар;
• артикулы;
• характеристики;
• количество;
• цена;
• поставщик;
• получатель платежа;
• срок производства;
• предполагаемая упаковка;
• адрес будущего забора;
• известные особенности товара.

Что можно получить уже после производства

Некоторые данные становятся окончательными только после того, как товар произведён и упакован.

Например:

• фактический вес;
• фактический объём;
• точное количество мест;
• окончательные размеры коробок;
• финальный packing list;
• фотографии готовой партии.

Их нужно запросить перед организацией забора.

Какие изменения нужно сообщать логисту

После первоначального расчёта поставщик может изменить параметры заказа.

Обязательно сообщите, если изменились:

• количество;
• артикулы;
• цена;
• упаковка;
• вес;
• объём;
• дата готовности;
• адрес забора;
• характеристики товара.

Иначе первоначальная транспортная схема может перестать соответствовать реальной партии.

Готовый список вопросов поставщику

Можно отправить поставщику следующий перечень:

1. Как называется товар и какая точная модель?
2. Какой артикул?
3. Кто производитель?
4. Какие основные характеристики?
5. Какое количество входит в заказ?
6. Какова цена по каждой позиции?
7. Какой срок производства?
8. Когда товар будет полностью готов?
9. Как он будет упакован?
10. Сколько ориентировочно будет мест?
11. Какой ориентировочный вес?
12. Какой ориентировочный объём?
13. По какому адресу забирать груз?
14. Кто будет контактным лицом на складе?
15. Есть ли аккумуляторы, жидкости или химические компоненты?
16. Какие документы по товару вы можете предоставить?

Готовый чек-лист перед оплатой

Поставщик:
Производитель:
Товар:
Модель:
Артикул:
Количество:
Цена:
Срок производства:
Дата готовности:
Упаковка:
Ориентировочный вес:
Ориентировочный объём:
Адрес забора:
Контакт поставщика:
Инвойс: есть / нет
Особенности товара:
Фотографии: получены / нет

Главный принцип

Чем больше информации о товаре и поставщике известно до оплаты, тем проще подготовить последующую поставку.

Не стоит сначала оплачивать товар, а уже потом выяснять, как он упакован, какие у него характеристики, где его забирать и можно ли вообще использовать предполагаемую схему перевозки.

Для организации конкретной поставки смотрите сопровождение ВЭД при импорте из Китая.

Для предварительного расчёта можно отправить данные поставки.